Ilmu Administrasi

STUDI ILMU ADMINISTRASI

BAB I
HAKIKAT KONSEP ADMINISTRASI

A. Arti Administrasi Secara Etimologi

Secara etimologis istilah administrasi berasal dari bahasa Inggris dari kata administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Kata to administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan). Kata Administrasi juga dapat berasal dari bahasa Belanda dari kata administratie yang mencakup tatausaha. Istilah, pengertian dann hakikat administrasi di Indonesia pada mulanya berasal dari Eropa Barat atau Eropa Konstinental melalui penjajahan Belanda. Di zaman Romawi terdapat banyak istilah yang berhubungan dengan administrasi, antara lain :
– Administer = pembantu, abdi, kakitangan, penganut.
– Administratio pemberian bantuan, pemeliharaan, perlakuan, pelaksanaan, pimpinan, pemerintahan, pengelolaan.
– Administro = pembantu, mengabdi, memelihara, menguruskan, memimpin, mengemudikan, mengatur.
– Administrator = pengurus, pengelola, pemimpin.

B. Administrasi dalam Arti Sempit
Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi dalam arti semmpit lebih tepat disebut tatausaha (clerical work, offoce work).
Kegiatan di atas dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu :
1. Korespondesi (correspondence) atau surat – menyurat yaitu rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasike pihak yang dituju.
2. Ekspedisi ( expedition), yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirim atau diterima, baik untuk kepentingan intern maupun ekstern.
3. Pengarsipan (filing), yaitu proses pengaturan dan penyimpanan informasi secara sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap diperlukan.
Seluruh kegiatan diatas merupakana kegiatan tatausaha (administrasi dalam arti sempit) dipandang dengan pekerjaan intern yang melibatkan manusiaserta sarana dan prasarana ketatausahaan.

C. Administrasi Dalam Arti Luas
Sesungguhnya istilah administrasi berhubungan dengan kegiatan kerjasama yang dilakukan manusia atau sekelompok orang sehingga tercapai tujuan yang diinginkan.
Untuk dapat memahami arti administrasi dalam arti luas, ada beberapa definisi – definisi tertentu :
Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu (The Liang Gie, 1980).
Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerja sama demi tercapainya tujuan yang ditentukan sebelumnya (Sondang P. Siagian, 1980).
Administration is the process of planning, organizing, managing, apraising and controlling at enterprise (J.E. Walters, 1959).
Berdasarkan uraian dan definisi –definisi seperti dikemukakan di atas, dapat dirinci beberapa ciri pokok untuk disebut sebagai administrasi, yaitu :
1. Sekelompok orang
2. Kerja sama
3. Pembagian tugas
4. Kegiatan yang runtut dalam proses
5. Tujuan
Jika disederhanakan, maka ciri pokok untuk dapat disebut sebagai administrasi, adalah :
1. Kerja sama dilakukan oleh sekelompok orang.
2. Kerja sama dilakukan berdasarkan pembagian kerja untuk terstruktur.
3. Kerja sama dimaksudkan untuk mencapai tujuan.
4. Untuk mencapai tujuan memanfaatkan sumberdaya – sumberdaya.

Dengan demikian dapat dirumuskan suatu batasan tentang administrasi yaitu kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerjasebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumberdaya – sumberdaya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Tuckman (1965) mengindetifikasi empat tahap terbentuknya suatu kelompok, yaitu :
1. Saling menerima.
2. Berkomunikasi dan mengambil keputusan.
3. Motivasi dan berproduktivitas.
4. Pengendalian dan organisasi.

Tujuan

Setiap individu sudah pasti mempunyai tujuan, yaitu untuk memenuhi kebutuhan baik hidupnya yang mungkin dapat dicapai melalui usaha sendiri. Oleh sebab itulah setiap individu membentuk atau masuk menjadi anggota dari suatu kelompok kerjasama, karena melalui bekerja sama dengan individu lainnya dalam suatu kelompok, tujuan dapat dicapai relatif lebih efektif.

Administrasi sebagai fungsi menunjukan keseluruhan tindakan dari sekelompok orang dalam suatu kerja sama sesuai dengan fungsi – fungsi trtentu sehingga tercapai tujuan. Fungsi yang satu berhubungan dengan fungsi yang lain dalam satu rangkaian aktivitas.
Orang – orang yang melakukan kerjasama yang terstrukturisasi dan terfungsionalisasi dapat dikelompokan atas :
1. Administrator
2. Manager
3. Supervisor
4. Staff
5. Pekerja atau karyawan
Adapun istilah yang digunakan untuk menunjukan posisi – posisi dalam suatu stuktur organisasi dapat dilihat seperti dalam bagan berikut :

D. Pentingnya Studi Administrasi
Jika administrasi diartikan sebagai rangkaian kegiatan kerja sama manusia untuk mencapai tujuan, ini berarti bahwa fenomena kegiatan kerja sama sebagai objek kajian ilmu administrasi hampir dijumpai dalam setiap aspek kehidupanmanusia.
Pentingnya studi dan peranan administrasi juga disebabkan :
1. Dalam kehidupan masyarakat modern, terjadi perubahan pola kehidupan di segala bidang menjadipola kehidupan berdasarkan kerja sama keorganisasian.
2. Pola kehidupan keorganisasian ini berkaitan dengan pola kehidupan modern dan cara berfikir serca bekerja secara rasional.
3. Cara berfikir dan bekerja secara rasional ini berkaitan dengan pengetahuan dan teknologi modern.
4. Cara berfikir modern dan bekerja secara rasional dimaksudkan untuk menghasilkan keefektifan, dan kerasionalan mencapai tujuan.
5. Berfikir dan bekerja secara rasional dengan teknologi modern dan dengan pola khidupan berorganisasi modern ke arah efisiensi dan efektivitas memerlukan administrasi.

BAB II
SEJARAH PEMIKIRAN DAN ADMINISTRASI

A. Perkembangan Pemikiran Administrasi Sebagai “ Seni”
Setiap teori administrasi cenderung menyajikan suatu wawasan yang jelas mengenai bagian tertentu dari kehidupan kerja sama keorganisasian dan mungkin mengabaikan bagian – bagian lain. Sehingga ada kalanya suatu teori administrasi secara komprehensif dan representatif dapat menjelaskan kenyataan empiris dari kehidupan kerja sama keorganisasian secara tepat dan menyeluruh, tetapi dilain tempat dan dilain saat teori tersebut justru tidak dapat memberi penjelasan apa –apa dan tidak dapat menemukan jalan keluar dari masalah yang timbul dan dalam kerja sama manusia. Oleh sebab itu, teori klasik bukan berarti sudah kadaluarsa dan teori modern dan kontemporer adalah up to date, melainkan kedua – duanya saling melengkapi atas kekurangan dan kelemahan masing – masing. Untuk ini perlu menginterpretasikan fakta sehingga relevan untuk menjelaskan suatu peristiwa.

a. Fase prasejarah
Perkembangan administrasi sebagai seni dalam kurun waktu fase pra sejarah dapat dilacak dari beberapa peradaban, antara lain :

1. Mesopotamia
Peradaban yang telah menjalankan sebagian perinsip – perinsip administrasi dan manajemen yang diketahui manusia sekarang terutama dibidang pemerintahan, perdagangan, komunikasi pengangkutandan juga telang menggunakan logam sebagai alat tukar menukar barang.

2. Babilonia
Masa peradaban ini juga telah menerapan administrasi dibidang pemerintahan, perdagangan, perhubungan dan pengangkutan.

3. Mesir
Ditemukan bahwa orang – orang Mesir telah mempraktekan sistem desentralisasi dan penggunaan staf penasehat pada 2000 tahun sebelum masehi. Peninggalan sejarah berupa Piramida membuktikan bahwateknik administrasi telah diterapkan.

4. Cina
Kita juga mempunyai bukti – bukti bahwa kira – kira pada tahun 1100 SM, bangsa Cina telah menyadari perlunya perencanaan , pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan. Banyak prinsip – prinsip administrasi kepegawaian modern yang terkenal dengan istilah merit system dipinjam dari prinsip administrasi kepegawaian Tiongkok kuno.

5. Romawi
Adanya pengembangan departementasi tugas – tugas pemerintahan, juga dikembangkan administrasi perhubungan, administrasi perpajakan yang memang dibutuhkan oleh romawi kuno sebagai suatu imperium yang memiliki wilayak kekuasaan yang sangat luas.

b. Fase sejarah hingga Revolusi Industri
Perkembangan administrasi pada fase sejarah ini lebih maju dibandingkan dengan fase pra sejarah. Hal ini tampak dalam praktek – praktek administrasi, manajemen dan organisasi sebagai berikut :

6. Gereja Roma Katolik
Gereja Roma Katolik memberi sumbangan yang sangat besar terhadap perkembangan pemikiran administrasi melalui praktek administrasi terutama dalam organisasi formal pad 1.000 tahun yang lalu.

7. Niccolo machiavelli
Merupakan orang yang memberi kontribusi secara individual terhadap perkembangan pemikiran administrasi dan manajemen.

8. Revolusi industri
Dengan berkembangnya pasar untuk setiap hasil produk, maka dirasakan tingkat efesiensi dengan mengumpulkan orang secara bersama – sama atau bekerja sama untuk menghasilkan barang – barang dalam pabrik dibandingkan jika dihasilkan dirumah masing – masing.
Lahirnya gerakan manajemen ilmiah merupakan fase modern dalam perkembangan administrasi dan merupakan titik awal perkembangan administrasi sebagai ilmu pengetahuan. Pada fase modern, pengembangan administrasi dan manajemen mulai menggunakan metode – metode. fase ini merupakan fase perubahan administrasi dan manajemen sebagai praktek dan teknik kerja sama atau sebagai seni menjadi aministrasi dan manajemen sebagai ilmu.

B. Perkembangan Administrasi Sebagai “ Ilmu”
1. Manajemen Ilmiah
Asumsi yang digunakan oleh Taylor adalah pekerja dapat dimotivasi dengan suatu balas jasa ekonomi lebih yang dihasilkan dari kenaikan produktivitas. Dengan kata lain, menurut Taylor, perangsang – perangsang ekonomiis dapat merupakan motivator utama bagi pekerja – pekerja industrial.

2. Teori administrasi
Pada kurun waktu yang hampir bersaman dengan Taylor maka Henry Fayol (1942-1952), memunculkan satu teori dan pendekatan bagiperkembangan studi administrasi yang disebut administrative management Theory atau disebut juga teori administrasi umum.

Adapun aktivitas – aktivitas tersebut adalah :
1. Technical
2. Commrcial
3. Security
4. Financial
5. Acounting
6. Administrative operations

3. Teori birokrasi
Pendekatan birokrasi dalam studi administrasi dan manajemen dipelopori oleh Max Weber (1864-1920), yang dikenal dengan bapak sosiologi modern.

Dalam membahas birokrasi, Max Weber mengemukakan adanya enam karakteristik birokrasi, yaitu :
1. Pembagian kerja atas dasar spesialisasi fungsi dan tugas dan masing – masing posisi ditentukan oleh otoritas legal.
2. Ada hiraki kekuasaan yang jelas.
3. Didasarkan pada aturan – aturan yang diinformasikan dicatat dalam dokumen.
4. Hubungan yang terjadi dalam organisasi merupakan hubungan yang bersifat impersonal.
5. Latihan dan kompetensi khusus, merupakan kriteria utama dari kedudukan administratif, sehingga keahlian dan karier merupakan landasan promosi dan pemilihan pekerja.
6. Aktivitas organisasi menuntut kapasitas pekerja secara penuh.

4. Pendekatan hubungan manusia
Pandangan baru terhadap pemikiran administrasi dan manajemen kembali muncul di Amerika Serikat sekitar tahun 1930-an. Pandangan baru tersebut dikenal sebagai pendekatan hubungan manusia (human relations.

5. Pendekatan perilaku
Para ilmuan perilaku mengembangkan pendekatan baru untuk studi administrasi dan manajemen. Para ahli perilaku (behaviorist) sangat tertarik dalam hubungan – hubungan interpersonal dan diorientasikan kearah psikologi sosial dan beberapa lebih mengutamakan fokus pada perilaku individual.

6. Aliran proses
Aliran proses manajemen jejaknya berasal dari ide henry Fayol. Penganjuran atau pendukung aliran ini melihat fungsi – fungsi manajemen atau tugas – tugas manajerial sebagai suatu proses yang dilakukan oleh manajer.

7. Pendekatan kuantitatif
Pendekatan atau aliran ini muncul kira – kira pada era post PD II. Aliran kuantitatif melihat manajemen sebagai siterm dari proses – proses dan model – model matematikal.
Suatu model matematik :
Y = 16 X – X2
Dimana Y = profit maksimum dan X = jumlah penduduk yang dicapai.

8. Pendekatan sistem
Pendekatan sistem dalam studi administrasi dan manajemen mulai mendapat perhatian sekitar tahun 1960-an, meskipun sesungguhnya sudah diawali oleh tulisan Barnard (1938), dengan mengatakan organisasi adalah sistem aktivitas yang kooperatif antara dua orang atau lebih.

9. Pendekatan kontingensi
Pendekatan kontingensi dalam studi administrasi dan manajemen muncul kira – kira tahun 1970-an. Pendekatan kontingensi berarti, bahwa there is no one best way of managing all situations.

C. Perkembangan Pemikiran Administrasi dan Manajemen di Indonesia : Suatu Perspektif
Mengikuti perkembangan dan pengembangan administrasi dan manajemen di negara – negara berkembang, khususnya di Amerika, Eropa dan Jepang, maka di Indonesia sangat jauh ketinggalan.
Menyadari akan keterbelakangan dan kelemahan pemikiran pengembangan dan pembangunan administrasi, maka pemerintah mengirim mahasiswa – mahasiswanya dan pejabat – pejabat pemerintah dengan tugas belajar untukmemperdalam Ilmu Administrasi dan Manajemen di berbagai Universitas di Eropa dan Amerika Serikat, baik dengan program gelar, maupun dengan tidak dengan program gelar.

BAB III
KEDUDUKAN ILMU ADMINISTRASI

A. Administrasi sebagai “seni”
Seni merupakan kecakapan penerapan pengetahuan yang dimiliki pada situasi dan tempat dan jenis kegiatan tertentu. Melalui berbagai bidang pengalaman yang diperoleh, maka penerapan pengetahuan dimiliki akan bberkembang menjadi suatu keahlian, bakat, atau kecakapan yang bersifat intuitif.
Seseorang dapat memiliki seni administrasi karena :
a. Pembawaan kodrati.
b. Pendidikan dan pelatihan
c. Pengalaman praktek.

B. Administrasi sebagai “Ilmu”
Ilmu adalah pengetahuan yang bersifat umum dan sistematik, pengetahuan daripadanya dapat disimpulkan dalil – dalil tertentu menurut kaidah – kaidah yang umum.

Ilmu ialah pengetahuan yang sudah dicoba dan diatur menurut urutan dan arti serta menyeluruh dan sistematik (Moh. Nazir, 1985).

Ilmu pengetahuan merupakan usaha yang bersifat multidimensional, yang karenanya dapat didefinisikan dalam berbagai cara, yang masing – masing definisi tidak merupakan definisi yang tuntas.

C. Administrasi sebagai “Bidang Studi” atau Disiplin Akademik
Sehubungan dengan kedudukan administrasi sebagai ilmu, hal itu berarrti bahwa administrasi dapat dipelajari dan diajarkan. Perkembangan dewasa ini menunjukan bahwa disiplin ilmu administrasi telah diajarkan dan sekaligus menjadi bidang studi dan kajian dalam fakultas Ilmu Administrasi dengan spesialisasi administrasi negara dan administrasi niaga. Ini juga menjadi bukti yang tidak dapat diingkari, bahwa di Indonesia juga telah diakui administrasi sebagai ilmu dan sekaligus sebagai disiplin akademik yang mandiri.

D. Administrasi sebagai “Profesi”
Semakin mendesaknya akan orang atau orang – orang yang ahli dalam bidang administrasi untuk keberhasilan pencapaian tujuan organisasi usaha maupun organisasi pemerintahmendorong kemajuan kearah proses profesionalisasi administrasi dan manajemen.
Profesi ilmiah (scientific profession) administrasi dituntut untuk semakin dikembangkan hingga menjadi professions job, seperti halnya dengan profesi kedokteran, teknologi, hukum, psikologi termasuk dalam rangka institusionalisasi dan fungsionalisasi profesi administrasi
BAB IV
HUBUNGAN ILMU ADMINISTRASI DENGAN ILMU – ILMU LAIN

I. Administrasi dengan Ilmu Politik
Administrasi negara adalah salah satu bagian dari administrasi umum , yang merupakan salah satu cabang ilmu sosial, dimana administrasi negara mempunyai kaitan erat sekali dengan kelompok ilmu – ilmu sosial lainnya, seperti : ekonomi sosiologi, antropologi,, psikologi dan ilmu politik. Disamping itu administrasi negara adalah bagian dari proses politik, dimana administrasi dalam pemerintahan berhubungan dengan kehendak golongan atau partai politik dan dengan program – program politiknya, dan ikut serta menentukan metode – metode bagaimana kebijakan negaradapat diselenggarakan.

II. Administrasi dengan Ilmu Ekonomi
Antara Ilmu Administrasi dengan Ilmu Ekonomi juga memperlihatkan hubungan yang sangat etar, saling melengkapi dan bahkan kadang – kadang sering overloping (tumpang tindih) antara yang satu dengan yang lain. Administrasi bisa menjadi alat ekonomi untuk mencapai sasaran yang diinginkan dan sebaliknya, ekonomi dapat digunakan sebagai alat administrasi sehingga tercapainya tujuan yang direncanakan.

III. Administrasi dengan Psikologi dan Psikologi Sosial
Administrasi sebagai proses kegiatan dan tindakan dalam kerja sama dari sekelompok orang – orang dalam mencapai tujuan, juga dipengaruhi oleh tingkah laku sosial. Perilaku individu yang melaksanakan kerja sama akan berpengaruh terhadap hasil yang dicapai.

IV. Administrasi dengan Sosiologi
Para ahli sosiologi khususnya, telah memberikan sumbangan yang besar untuk perkembangan teori administrasi melalui studinya tentang perilaku kelompok dalam organisasi, khususnya organisasi informaldan kompleks.

V. Administrasi dengan Antropologi
Seperti yang telah kita lihat sebelummnya, perbedaan kebudayaan ada di dalam bangsa – bangsa. Ada perbedaan dalam asas penilaian, sikap – sikap dan norma – norma dalam penerimaan perilaku dan sikap para pekerja dalam bekerja termasuk kita.

VI. Administrasi fdengan Ilmu Hukum
Ilmu hukum yang mempelajari norma – norma dan kaidah – kaidah hidup di dalam masyarakat memberi input yang besar dalam perkembangan studi administrasi. Disamping itu prosedur administratif didasarkan pada peraturan perundang – undangan yang berlaku. Salah satu cabang ilmu hukum yang mempererat hubungan antara administrasi dengan ilmu hukum ialan dalam disiplin Ilmu Hukum Administrasi Negara.

VII. Administrasi dengan Ilmu – ilmu Eksak
Para ahli matematik dan statistik telah menyumbang dan memperkaya teori administrasi, yaitu dengan memberikan alat pembantu untuk memperbaiki pembuatan keputusan. Keputusan yang diambil oleh para administrator harus tepat, praktis dan dapat dilaksanakan dan memerlukan data – data eksak, lengkap dan up to date.

BAB V
DIMENSI – DIMENSI ILMU ADMINNISTRASI

A. Dimensi – dimensi Ilmu Administrasi : Suatu Perspektif
Tentang perbedaan administrasi negara dengan administrasi niaga dapat dikemukakan dalam uraian berikut dengan catatan, bahwa keduanya memiliki konsep – konsep dan prinsip – prinsip dasar yang sama dari “ilmu induknya”, yaitu administrasi. Perbedaan tersebut adalah :
1. Tujuan utama administrasi negara adalah untuk melayani publik, sedangkan administrasi niaga adalah untuk melayani para pemilik organisasi usaha (saham).
2. Administrator – administrator negara bertanggung jawab untuk keseluruhan pekerjaan atau tugas dengan berbagai fungsi yang berbeda bahkan tujuan dari masing – masing fungsi kadang – kadang tidak paralel atau berbeda.
3. Kegiatan administrator negara ditetapkan berdasarkan hukum.
4. Administrator negara harus mempertahankan konsistensi dari setiap tindakan – tindakannyaserta melaksanakan pelayanan publik tanpa ada diskriminasi.

Perbedaan antara administrasu negara dengan administrasu niaga dapat juga ditelaah dari beberapa faktor, yaitu :
1. Faktor tujuan
2. Faktor motif
3. Faktor proses dan sistem kerja
4. Faktor wilayah juridiksi
5. Faktor orientasi kebijaksanaan
6. Faktor modal
7. Faktor status kepegawaian
8. Sumber kekuasaan
9. Jangkauan otoritas
10. Lingkungan politik
11. Biaya sosial

Bedasarkan pengelolaan sumber dayanya jika dilihat cara pengelolaan kegiatan kerja sama, maka administrasi yang terdapat disemua aktivitas kerjasama organisasional dapat dibedakan atas : Manajemen Personal, Perkantoran dan Keuangan.

Disamping dimensi – dimensi (studi) administrasi seperti dikemukakan di atas, dewasa ini pun telah mulai dikembangkan studi administrasi khusus dalamdimensi – dimensi institusional dan fungsional, yaitu :
1. Administrasi pembangunan
2. Administrasi pendidika
3. Administrasi perhotelan
4. Administrasi kesehatan

Oleh karena dinamika kegiatan kerja sama yang dilaksanakan secara terencana dan sistematis berlangsung dalam suatu organisasi , maka dapat dikemukakan kegiatan administrasi dalam organisasi negara, organisasi perusahaan, organisasi sosial, organisasi pemerintahan, organisasi militer, organisasi pemerintahan lokal, organisasi pemerintahan nasional, rganisasi regional, organisasi internasional, dan organisasi – organisasi lainnya.

B. Pandangan Tentang Administrasi dan Manajemen
Perkembangan administrasi dan manajemen hingga dewasa ini masih menunjukan perbedaan pendapat disekitar pertanyaan – pertanyaan.

Administrasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan hanua kegiatannya saja yang dibedakan,. Segi fungsional administrasi mempunyai tugas utama yaitu : 1. Menentukan tujuan menyeluruh yang hendak dicapai, 2. Menentukan kebijaksanaan umum yang mengikat seluruh organisasi.

Sehubungan dengan pandangan yang mengatakan, bahwa administrasi sama dengan manajemen, maka terdapat beberapa kesamaan konsep diantara keduanyaditinjau dari berbagai sudut pandangan.
1. Kesamaan sifat
2. Kesamaan prinsip
3. Kesamaan ciri atau karakteristik
4. kesamaan sarana (tools)
5. Kesamaan fungsi.

Dari uraian – uraian diatas dapatlah disimpulkan, bahwa bagi orang – orang praktisi dan kegiatan – kegiatan praktek kedua istilah tersebut dapat digunakan silih berganti dan atau menggunakan istilah administrasi untuk bidang kegiatan pemerintahan dan organisasi – organisasi non profit lain serta menggunakan istilah manajemen dalam bidang organisasi perusahaan ( organisasi – organisasi profit).

BAB VI
ORGANISASI

A. Pengertian Organisasi
Organisai adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama dan terikat secara formal dalam suatu ikatan hirarkhi di mana selalu terdapat hubungan antara seorang atau sekelompok orang yang disebut bawahan (Sondang P. Siagian, 1980)

Dengan demikian organisasi adalah kolektivitas sekelompok orang yang melakukan interaksi berdasarkan hibungan kerja berdasarkan pembagian kerja dan otoritas yang tersusun secara hirarkhis salam suatu struktur untuk mencapai tujuan.

B. Tujuan Organisasi
Tujuan adalah arah atau sesuatu yang di inginkan dapat dicapai atau dipengaruhi yang menjadi sebab dilaksanakannya suatu kegiatan.
Tujuan organisasi pada hakikatnya merupakan integrasi dari berbagai tujuan baik yang sifatnya komplementer yaitu tujuan individu atau anggora organisasi, maupun tujuan yang sifatnya substantif.

Tujuan organisasi dapat dibedakan menjadi :
1. Totally opposing (keseluruhan bertolak belakang)
2. Partially opposing (sebagian bertolak belakkang)
3. Neutral (netral)
4. Compatible (hampir sama/berdekatan/dapat digabungkan).
5. Identical (identik/sama).

C. Asas – asas Organisasi
Setiap organisasi, baik publik maupun bisnis, perlu disusun dan dijalankan berdasarkan asas – asas tertentu agar dapat dicapai hasil yang efisien dan efektif. Asas atau prinsip mempunyai 2 arah pikiran petunjuk kepada pemikiran atau tindakan :
1. Merupakan suatu pangkal tolak pikiran untuk memahami suatu tata hubungan atau kasus.
2. Merupakan suatu cara atau sarana untuk menciptakan sesuatu tata hubungan sesuai dengan kondisi yang dikehendaki.
Asas – asas tersebut menjadi pedoman bagi pimpinan organisasi atau administrator atau manager dalam menjalankan tugas – tugas manajerial umumnya dan tugas pengorganisasian khususnya.

BAB VII
MANAJEMEN

A. Arti Manajemen
istilah manajemen yang kita kenal berasal dari kata “management”, yang bentuk infinitifnya adalah “to manage”. Disamping itu, terdapat istilah – istilah yang disebut sebagai asal usul management dari bahasa – bahasa latin, perancis dan italia sebagai berikut : manus, mmano, manage/menege, meneggie, maneggiare (pariata westra, 1980).
Managemen dapat ditelaah dari beberapa definisi sebagai berikut:

Management is a distinct process consisting of planning, organizing, actuating, and controling, performed to determine and accomplish stated objectives by the use of human beings and otrher resources ( George R. Terry, 1977). Management is the accomplishing of a predetermined objective through the effort of other people (George R. Terry dalam Alex S. Nitisemito, 1984).

Manajemen sebagai aktivitas menggerakkan segenap orang dan mengarahkan semua fasilitas yang dipunyai oleh sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu (miftah Thoha, 1983).

B. Tugas dan Peranan Manajemen
Apa yang dikerjakan manajer dapat dikemukakan sebagai berikut ( James A.F. Stoner, 1982) :
1. Menejer bekerja dengan dan melalui orang lain, “orang” yang dimaksud disini bukan hanya bawahan dan supervisor tetapi juga manajer – manajer lain dalam organisasi.
2. Manajer bertanggung jawab dan mempertanggungjawabkan atas suksesnya organisasi mencapai tujuan.
3. Manajer menyeimbangkan persaingan sasaran dan perangkat prioritas.
4. Manajer harus berfikir analitikal dan konseptual.
5. Manajer adalah mediator atau perantara.
6. Mmanajer adalah politisi.
7. Manajer adalah diplomat.

C. Tingkat – tingkat Manajemen
Proses kegiatan dan dinamika manajemen dalam usaha mencapai tujuan organisasi dijalankan oleh manajer – manajer melalui “ orang – orang”.

James A.F.Stoner (1982) mengklasifikasi tingkat – tingkat manajemen atau yang disebut juga “tipe – tipe manajer”., berdasarkan :
1. By their level in organization, dan
2. By the range of organizational activities for which they are responsible.

Berdasarkan luasnya, maka klasifikasi manajer terdiri atas :
1. Manajer fungsional
2. Manajer umum.
3.
Berdasarkan tingkat organisasi, maka tingka manajemen dapat dibedakan atas ;
1. Top management (manajemen puncak ) disebut juga sebagai administrtif manajemen.
2. Middle management ( manajemen tengah ) disebut juga orang yang berada dalam posisi manajemen tengah dinamakan manajer – manajer tengah.
3. Lower management ( manajemenbawah ) yang dinamakan juga operational management, supervisory management, first level managemnet, lowest managerial levels; yang bertanggung jawab menggerakan operasi pekerja – pekerja.

D. Keterampilan Majerial
Salah satu kesamaan yang nyata dari berbagai jenis organisasi ialah bahwa organisasi harus mempunyai pimpinan yang biasa disebut administrator atau mananjer tang bertanggung jawab untuk mengelola dan menggerakan organisasi dan perangkatnya, yaitu human and material resources sehingga tercapai tujuan yang dikehendaki.
Tentang jenis keterampilan manajerial yang harus dimiliki oleh seorang pemimpin pada tingkatan mana pun berada dalam struktur organisasi, Robert L. Katz., sebagaimana dikutip oleh James A.F. Stoner (1986), menentukan tiga jenis dasar keterampilan manajerial yaitu :

Keterampilan teknik
Adalah kemampuan yang berhubungan erat dengan penggunaan alat – alat, prosedur –prosedur, metode – metode, dan teknik – teknik dalam suatu aktivitas manajemen dengan benar dan tepat.

Keterampilan manusiawi
Kemampuan untuk menciptakan dan membina hubungan baik, memahami dan mendorong orang lain, baik secara individual maupun secara kelompok sehingga mereka bekerja lebih produkrif san merasa puas.

Keterampilan konseptual
Adalah kemampuan mental untuk mengkoordinasi dan memadukan semua kepentingan dan kegiatan organisasi. Atau kemampuan untuk melihat masalah – masalah individual dan masalah – masalah organisasional dalam bagian – bagiannya dalam hubungannya dengan gambaran keseluruhannya sebagai kesatuan yang kait – mengait, begantung dan saling mempengaruhi satu sama lain.

E. Kemampuan Manajerial di Indonesia dan Perspektif
Melihat perkembangan dan pengembangan administrasi dan manajemen khususnya administrative dan managerial skill di negara – negara seperti Amerika, Eropa, Jepang, maka negara – negara sedangn berkembang termsuk Indonesia dapat dikataka jauh ketinggalan.

Di Indonesia pada awal kemerdekaannya juga tampak, bahwa banyak administrator – administratornya tidak pernah menerima atau mengikuti pendidikan dan latihan administrasi yang diperlukan dan tidak berkesempatan memegang jabatan – jabatan dalam pengembangan kemampuan manajerialnya.

F. Sumber Daya Manajemen
Beberapa pendapat mengenai sarana – sarana atau alat – alat administrasi atau management dapat dikemukakan sebagai berikut :
1. George R. Terry
a. Man
b. Materials
c. Methods
d. Modey
e. Market
2. John W. Neuner
a. Men
b. Materials
c. Machines
d. Methods
e. Money
f. Morale
3. Michael J. Jucius dan Wiliam E. Schlender
a. Orgabization chart
b. Organization manual
c. budget
4. Louis Alen
a. Peolpe
b. Natural resources
c. Money
d. Tools and machine.

Bila disimpulkan, maka sumber daya manajemen terdiri atas :
1. Manusia, yaitu ornag yang menggerakan dan melakukan aktivitas – aktivitas untuk mencapai tujuan, termasuk yang mendaya gunakan sumber daya – sumber daya lain.
2. Sumber daya materil, sebagai sarana dan prasarana yang dimanfaatkan, digunakan dan kemudian di proses oleh manusia untuk menghasilkan sesuatu output.
3. Metode – metode (methods), cara yang digunakan dalam memproses input menjadi output.

G. Prinsip – prinsip Manajemen
Prinsip adalah suatu pernyataan atau suatu kebenaran pokok yang memberikan petunjuk kepada pemikiran atau tindakan yang akan di ambil.
Prinsip utama daripada manajemen, ialah “efisiensi” dan “efektifitas” dalam mencapai hasil atau tujuan yang direncanakan.

BAB VIII
FUNGSI – FUNGSI MANAJEMEN

A. Klasifikasi Fungsi – fungsi Manajemen
Untuk lebih memperjelas serta mengetahui perbedaan dan persamaan pengklasifikasian fungsi – fungsi administrasi dan manajemen, berikut ini diberikan beberapa pendapat :
1. Lyndall Urwick
Urwick memberikan klasifikasi administrasi hampir sama dengan klasifikasi yang diberikan oleh Henry Fayol. Perbedaan utama ialah bahwa fungsi – fungsi tersebut berpokok pada tiga hal yaitu Investigation, Approriateness, dan Order.
Lyndall Urwick juga membedakan fungsi – fungsi tersebut dalam dua hal, yaitu yang disebut :
a. The dynamics of management,
b. The mechanics of management.
2. Luther Gulick
Mengklasifikasi fungsi – fungsi administrasi yang terdiri dari :
1. Planning
2. Organizating
3. Staffing
4. Directing.
3. George R. Terry
Memberikan empat fungsi fundamental daripada management, dan fungsi ini lebih umum dikenal dan dipergunakan, yakni :
1. Planning
2. Organizing
3. Actuating
4. Controlling
4. Sondang P. Siagian
Mengklasifikasi fungsi manajemen sebagai berikut :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pemberian motivasi
4. Pengawasan
5. Penilaian
5. James A.F. Stoner
Stoner maupun Stephen P. Robbins membagi fungsi manajemen, yaitu :
1. Planning
2. Organizing
3. Leading
4. Controlling.

B. Perencanaan
Perencanaan (planning) imrupakan fungsi yang pertama dan belakang yang utama dalam setip aktivitas – aktivitas manajemen atau administrasi. Perencanaan merupakan dasar, landasan atau titik tolak dalam melaksanakan tindakan – tindakan administratif (administrative action). Di dalam perencanaan inilah dirumuskan dan di tetapkan seluruh aktivitas – aktivitas administrasi atau manajemen, sebab dalam perencanaannya dirumuskan dan ditetapkan jawaban – jawaban dari pertanyaan – pertanyaan : what must bee done, why, where, when, who, how.

C. Pengorganisasian
Organizing merupakan kata kerja dari organization yang berasal dari kata “organism”. Organism berarti suatu susunan yang terdiri dari bagian – bagian yang diarahkan ke suatu tujuan.
Pengorganisasian adalah pembagian pekerjaan yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota atau kelompok pekerja, penentuan hubungan – hungungan pekerjaan di antara mereka dan pemberian lingkungan pekerjaan sepatutnya (George R. Terry, 1977).
Untuk memperoleh hasil pengorganisasian yang baik, perlu diperhatikan langkkah – langkah berikut :
1. Mengetahui tujuan.
2. Membagi habis pekerjaan dalam unit organisasi.
3. Menggolongkan kegiatan ke dalam unit yang operasional atau praktis.
4. Menentukan wewenang dan tanggung jawab.
5. Menentukan.

D. Pengawasan
Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang juga mempunyai hubungan yang sangat erat dengan fungsi – fungsi manajemen lainnya, terutama dengan fungsi perencanaan.
Pengawasan ialah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaann yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah di tetapkan (Sondang P. Siagian, 1980).

BAB IX
KEPEMIMPINAN

A. Pengertian
Mengetahui, memahami dan menganalisi definisi atau batasan tentang objek yang dipermasalahkan, seperti kepemimpinan (leadershiip), merupakan langkah awal yang amat penting. Kemudian kesimpulan yang diperoleh dari batasan kepemimpinanyang di kemukakan memudahkan pemahaman dan analisis lebih lanjut, terutama dalam menjawab pertanyaan : siapa pemimpin, bagaimana menjadi seorang pemimpin, dan bagaimana perilaku pemimpin yang efektif.
Kepemimpinan muncul dalam ilmu pengetahuan sosial dengan tiga arti utama (Harold Koontz):
1. Atribut suatu posisi (the atribute of a pisition).
2. Sifat seseorang (the characteristic of a person).
3. Kategori perilaku (the category of behavior).

B. Legitimasi Kekuasaan atau Otoritas Pemimpin
Seseorang dapat mempengaruhi atau diikuti orang lain atau sekelompok orang atau sebaliknya orang lain atau sekelompok orang menuruti atau mengikut seseorang tidak lain karena posisi orang tersebut memperoleh legitimasi dengan memiliki kekuasaan atau otoritas.
Jhon R.P French dan Bertram Raven dalam The Basis of Social Power mengidentifikasi tipologi bentuk – bentuk kekuasaan yang mungkin dimiliki oleh seorang pemimpin. Tipologi yang dikembangkan french dan Raven adalah sebagai berikut :
1. Coercive Power (kekuatan atau kekuatan memaksa).
2. Reward Power (kekuatan atau kekuasaan berdasarkan imbalan ).
3. Legitimate Power (kekuasaan yang absah).
4. Expert Power (kekuasaab berdasarkan keahliann)
5. Referent Power ( kekuasaan berdasarkan daya tarik atau penunjukan).
Legitimasi posisi seorang pemimpin juga dapat didasarkan pada sumber kekuasaan yang dapat diidentifikasi dalam dimensi :
1. Legal Power (kekuasaan legal)
Dalam dimensi ini kekuasaan dodasarkan pada otoritas rasional legal yang diperoleh karena ia menduduki suatu posisi formal dalam hirarkhi organisasi.
2. personal Power (kekuasaan pribadi)
daya tarik dari pribadi seseorang yang dapat menimbulkan kesadaran pengikut untuk menerima, mengakui dan mengikutinya karena dirasakan baik dan benar.

C. Teori Kepemimpinan
Dari berbagai penelitian tentang kepemimpinan berkembanglah berbagai pendekatan atau teori yang ada pada umumnya dapat dikategorikan atas :
1. Teori sifat
2. Teori perilaku
3. Teori situasional.

BAB X
PENGAMBILAN KEPUTUSAN

A. Pengertian Pengambilan Keputusan
Secara etimologis kata decideberasal dari Latin prefix “de” yang berarti “off”, dan kata caedo yang berarti “to cut”. Ini berarti proses kognitif “cuts off” sebagai tindakan memilih antara beberapa alternatif yang mungkin.
Pengambilan keputusan adalah kegiatan yang dilakukan oleh seorang pemimpin atau sekelompok orang dalam usaha memecahkan dan mencari solusi dari suatu problema yang dihadapi dengan merumuskan, menetapkan berbagai alternatif.

B. Proses Pengambilan Keputusan
Keputusan adalah jawaban atau respon terhadap masalah yang dihadapi, meskipun keputusan tersebut tidak selalu merupakan pemecahan atau jalan keluar dari suatu masalah.

BAB XI
KOMUNIKASI

A. Arti komunikasi
Secara sederhana diebut : jika dua orang atau lebiih bertemu, maka secara cepat atau lambat mereka akan memulai berbicara atau memberikan tanda – tand untuk mengetahui kehadiran orang lain.
Communication is the transmision of “massage” from one person (refered to as the “resource”) to one or more other person (receivers). (Bittle, 1982).

B. Proses komunikasi
Pesan komunikasi kontemporer banyak digunakan sbagai kerangka acuan pembahasan komunikasi dewasa ini bertumpu pada pemikiran yang dikembangkan oleh Claude E. Shannon dan Waren Weaver dan juga Wilbur Schramm. Mereka mengembangkan proses komunikasi yang dapat berlaku dalam semua situasi dan organisasi. Shannon menunjukan komunikasi sebagai sistem mekanistik yang berlangsung dalam lima elemen – elemen dasar, yaitu :
1. Information source atau senders
2. Transmitter
3. Channel
4. Receiver
5. Destination

C. Pentingnya Komunikasi dalam Organisasi
Dunia manajer adalah dunia kata – kata, sebab kira – kira 78% dari waktu manajer digunakan untuk melakukan interaksi verbal (komunikasi) dengan orang lain dan hanya 22% bekerja dimeja. Oleh karena itu proses komunikasi dalam organisasi adalah vital untuk pencapaian tujuan atau sasaran organisasi. Paling tidak komunikasi sangat mempengaruhi setiap pekerjaan individual dalam organisasi dalam satu atau lain cara. Dengan kata lain keefektifan sistem komunikasi cara dalam mana hal itu dikelola mempunyai dampak signifikan terhadap keefektifan organisasi keseluruhan.

D. Sistem Komunikasi

1. Jaringan Komunikasi
Jika komunikasi diartikan sebagai proses interaksi dan penyampaian informasi, maka proses interaksi tersebut berlangsung dalam suatu jaringan kerja komunikasi (communication network) yang dapat terjadi melalui struktrur formal atau proses informal. Hakikat jaringan kerja komunikasi adalah suatu pola – pola saluran komunikasi dari pesan – pesan ke dan dari, atau di antara suatu kelompok khusus dari orang – orang.

2. Arus Komunikasi
Oleh karena saluran komunikasi formal ditetapkan melalui hirarkhi organisasi dan wewenang, maka arus informasi (information flow) dalam proses komunikasi akan bervariasi antara :

1. Komunikasi vertikal
2. komunikasi horisontal
3. komunikasi diagonal

3. Komunikasi Formal dan Komunikasi Informal
Komunikasi formal mengikuti saluran formal sebagai tergambarkan di dalam instruktur organisasi. Komunikasi formal cenderung memperlihatkan komunikasi tugas, komunikasi antara atasan – atasan, atasan – bawahan atau antara bawahan – bawahan sesuai dengan prioritas. Dengan kata lain, salura komunikasi formal mengikuti jenjang komando establish melalui suatu hirarkhi otoritas organisasi.
Saluran komunikasi infirmal ada di saluran komunikasi formal dan tidak menuruyi hirarkhi organisasi dan otoritas. Akan tetapi saluran komunikasi informal ini tidak direncanakan oleh superior. Istilah yang sering digunakan untuk bentuk saluran komunikasi informal ialah the grapevine ( selentingan).

E. Hambatan Komunikasi Efektif
Paling sedikit terdapat 5 sumber khusus sebagai gangguan (noise) yang menghabat proseskomunikasi yang efektif (Schermerchorn, 1986), yaitu :
1. Pyshical distractions (gangguan fisik).
2. Semantik problemns (masalah – masalah semantik).
3. Cultural differences ( diferensi kultural).
4. The absence of feedback ( ketiadaan umpan balik).
5. Status effect ( efek status).
Oleh sebab itu untuk menciptakan komunikasi yang efetif, perlu dilakukan tindakan – tindakan berikut (Gibson, dkk, 1984) :
1. Mengadakan tindak langsung
2. Mengatur arus informasi
3. Memanfaatkan umpan balik
4. Penghayatan
5. Pengulangan
6. Mendorong saling mempercayai
7. Penetapan waktu secara efektif
8. Menyederhanakan bahasa
9. Mendengarkan secara efektif
10. Memanfaatkan selentingan (using the grapevine)

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s